Сталкиваться с офисным переездом приходится многим компаниям: изменяются платежи за аренду, стареют здания, хочется найти новое, более подходящее место… Сделать это нелегко, но возможно. Вот несколько советов, как перевезти офис быстро и ничего не потерять.

Можно пойти двумя путями: нанять компанию, которая занимается офисным переездом «под ключ» или просто заказать транспорт. Второй вариант экономичнее, более того, когда вы сами все упакуете и соберете, больше шансов распаковать все обратно без лишних нервов.

Этап «Разведка»

Для начала следует подготовиться. Позвоните в транспортную организацию и уточните – за какое время вам нужно заказать автомобиль. Возможно, к вам пришлют специалиста, чтобы он оценил сколько и каких машин вам будет нужно. Если офис не слишком большой возможно будет достаточно одного полуприцепа. Главное, чтобы он был с бортами, и желательно – тентованный – это убережет ваше имущество от осадков и пыли.

Обсудите удобную для вас дату и составьте договор. Возможно, стоит застраховать свой груз в добровольном порядке.

Этап «Подготовка»

Итак, зная дату подачи машины, можно заняться подготовкой. Для начала нужно организовать каждого сотрудника – провести ревизию на своем рабочем месте и выкинуть весь хлам. Бумагу или старую технику можно сдать в переработку. Вся мебель и техника инвентаризуется и вносится в списки.

Подготовьте упаковочные материалы – бумагу, пленку, пузырчатую пленку, скотч, пакеты, коробки. Все документы должны быть рассортированы по папкам и собраны в коробки. Подписывать коробки нужно разборчиво и без сокращений. Компьютеры и другую технику обычно упаковывают специалисты – системные администраторы. Они используют пузырчатую пленку, пенопласт, коробки.

Упаковываем мебель

Мебель может перевозиться в разобранном или собранном виде. Здесь нужно исходить из соображений рациональности. Целиком столы, тумбочки и шкафы перевозить проще – их нужно будет только выгрузить и поставить. Но они занимают слишком много места и их труднее погружать-разгружать. Если же вы готовы нанять профессиональных сборщиков мебели, чтобы после разборки все было на своих местах – смело разбирайте и упаковывайте: есть шанс сэкономить на перевозке, уместив все в одну машину. Мебель обматывается пленкой, чтобы избежать царапин и фиксируется скотчем.

Заранее наймите и согласуйте по времени с машиной бригаду грузчиков: рассчитывать на силы своих сотрудников не стоит.

Разгрузку стоит производить по заранее созданному плану расстановки вещей: каждый предмет должен попасть в тот кабинет и на тот этаж, где будет использоваться.